O monitoramento legislativo é uma tarefa que está presente no dia a dia dos profissionais de Relações Institucionais e Governamentais (RIG), sendo de fundamental importância para sua atuação. Em 2020, segundo o Anuário Origem, realizado com lideranças de empresas, escritórios de advocacia e consultorias, o monitoramento legislativo figurava como a segunda atividade mais importante na rotina do profissional de Relgov para 75% dos entrevistados. A prática foi considerada, ainda, como prioridade máxima para 90% dos participantes.
Os dados atestam a relevância do monitoramento, sobretudo, ao considerar o fato de que praticamente todas as atividades desempenhadas no paÃs, seja na esfera pública ou privada, são construÃdas a partir de projetos de lei. Por essa razão – e não apenas à área de Relgov, mas à toda a sociedade – acompanhar a formulação de polÃticas públicas e as decisões governamentais é de extrema importância para o desenvolvimento do paÃs.
Ao profissional de RIG, tão mais do que contribuir para o fortalecimento do regime democrático, monitorar a atividade legislativa representa a possibilidade de consolidar estratégias efetivas para assegurar a defesa de seus interesses junto aos principais tomadores de decisão. O acompanhamento constante, quando realizado de maneira eficiente, permite ao profissional se antecipar e, com isso, aumentar o seu poder de influência no processo legislativo.
Além disso, a implementação de uma rotina consistente do monitoramento legislativo oferece ao profissional maior capacidade de compreender o contexto situacional de sua atuação frente à atividade governamental – o que influi diretamente nos maiores desafios diários dos lÃderes de RIG, de acordo com o relatório do Origem: a interlocução sólida e transparente com o Executivo e Legislativo. Ou seja, ao se municiar de informações – possibilitadas por meio do monitoramento –, o profissional de RIG é capaz, dentro de sua estratégia, de reunir o conhecimento necessário para atuar junto ao tomador de decisão de maneira contundente e transparente.
Contudo, vale ressaltar que o monitoramento, mais do que a interlocução com os poderes Executivo e Legislativo na defesa de interesses, também é de fundamental importância para a conformidade das organizações em relação ao cumprimento da legislação e de normativos publicados pelas agências reguladoras. O processo de antecipação também está associado à mitigação dos riscos regulatórios. Dessa forma, estar atento à s práticas governamentais permite que as empresas preparem sua atuação tanto em relação à s possÃveis intervenções durante os trâmites da legislação quanto internamente em suas práticas de governança corporativa e Compliance.
Cuidados com o monitoramento legislativo
Por se tratar de uma atividade mandatória à atuação do profissional de Relações Institucionais e Governamentais, o monitoramento legislativo precisa ser realizado com a máxima eficácia possÃvel para que as organizações possam obter os resultados desejados. No entanto, ainda é muito comum que as empresas façam o acompanhamento de forma manual – prática que caminha na contramão da eficiência.
Isso porque fazer o acompanhamento manualmente requer muito tempo das equipes, o qual poderia ser empregado em atividades mais estratégicas que possam gerar mais valor à organização. O tempo gasto no monitoramento manual também implica no aumento de custo para as empresas.
Por isso, para realizar o monitoramento legislativo de forma eficaz, evite as seguintes práticas:
1. Agrupamento de informações de diferentes fontes
Ao optar pelo agrupamento manual, o profissional responsável pelo acompanhamento precisa buscar informações em diferentes fontes – uma vez que não conta com uma ferramenta que concentre em um único lugar tudo aquilo de que precisa.
Além disso, a quantidade de conteúdo disponÃvel em fontes como sites da Câmara dos Deputados, do Senado Federal e das Assembleias Legislativas e, principalmente, os Diários Oficiais, é muito grande e não há nenhum tipo de filtro e, com isso, é muito provável que erros sejam cometidos ou informações sejam perdidas no processo.
2. Utilização do Excel para criar cópias dos projetos monitorados
Embora seja possÃvel fazer a gestão e monitoramento das proposições por meio de planilhas, além do tempo gasto para organizar e atualizar todas as informações diariamente, o modelo não permite erros: se um andamento é inserido em uma linha errada, por exemplo, serão gerados conflitos no documento que podem prejudicar todo o trabalho desempenhado – o que pode demandar o retrabalho.
3. Uso descentralizado de ferramentas de pautas e prazos
Atualmente, existe uma enormidade de ferramentas e recursos para cadastrar informações relevantes e lembretes necessários. Contudo, quando se trata do monitoramento legislativo, acompanhar prazos de perto e atualizar o andamento de pautas importantes para a área e setor de atuação é essencial para a rotina do profissional de RIG.
Ao descentralizar o gerenciamento dessas informações, seja em relação ao acompanhamento legislativo ou até mesmo à gestão de stakeholders, é provável que os resultados não sejam atingidos satisfatoriamente.
4. Atraso na atualização
Se o profissional responsável pelo acompanhamento faz uso de ferramentas manuais, como o Excel, por exemplo, há, naturalmente, um atraso significativo na atualização dos andamentos ao considerar o volume de informação que é disponibilizado diariamente.
O prejuÃzo, no entanto, não é apenas esse. Ao optar por recursos manuais, as equipes podem ser impactadas por não terem acesso em tempo real à s informações ou mesmo atualizar informações ao mesmo tempo, o que faz com que o trabalho perca a essência colaborativa. Tudo isso contribui negativamente para a produtividade e impossibilita a otimização da gestão.
5. Adoção de decisões imprecisas
A falta de um sistema que integre todas as informações necessárias para realização do monitoramento legislativo no dia a dia tem efeitos diretos nas decisões adotadas. Ao automatizar o acompanhamento é possÃvel obter relatórios que poderão orientar a tomada de decisão quanto à melhor estratégia a ser empregada na defesa de interesses, trazendo praticidade e eficiência à atividade. Ou seja, por outro lado, o monitoramento manual demanda das equipes mais tempo para traçar análises, que podem, ainda, não ser tão precisas quanto aquelas apuradas por inteligência artificial.
Sendo assim, é importante que as organizações invistam em soluções automatizadas para potencializar os resultados com mais segurança. Atuar com softwares especializados é uma maneira de promover benefÃcios à empresa e, consequentemente, à atuação do profissional de RIG.
Nesse sentido, a Inteligov, por meio de sua plataforma de monitoramento legislativo inteligente, oferece às organizações uma ferramenta completa para o acompanhamento de todas as ações governamentais, com relatórios customizados para atender as necessidades de cada organização. A plataforma opera com inteligência artificial e é capaz de reduzir o tempo de busca por palavras-chave, trazendo resultados em até 30 segundos.
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